【Hubble × Relux】リーガルテック導入で効率的な環境を目指す

こんにちは！Loco Partners 経営管理部インターンの武市です。

今回は、11月に開催された、「第二回Hubble user meetup」に経営管理部 部長の川口が登壇した際のお話をお届けします！

本イベントでは川口が、Loco Partnersの法務業務効率化の全貌や、「法務ドキュメント特化型クラウドサービス Hubble（以下、Hubble）」導入の背景などを、赤裸々にお話しました。

なお、バックオフィス全般の大改革の全貌については、2018年12月「freeeユーザー大忘年会」に川口が登壇した際の記事が上がっておりますので、ぜひこちらもご覧ください！

 

Loco Partnersに入社した時、私自身法務業務は未経験でした。
また、全体的にリソース不足であったため、前任者からの引き継ぎは口頭で行い、その後のキャッチアップはOJTで行うなど、かなり場当たり的な対応をしていました。

さらに、過去の契約書の網羅性や検索性も不明確で、契約を書面で締結することなく施策が進行しているケースもあるなど、社内全体の法的リスクへの感度が前職の上場企業レベルと比較すると低い状態にありました。

弊社の従来の法務業務フローは次のようになっています。

まず事業部担当者が契約を作って法務担当者に相談し、その上でNGならコメントを付与して差し戻し、OKなら先方に連絡します。
そして、先方と双方で合意が取れれば稟議にあげ、承認されたら紙媒体に捺印して先方に郵送し、双方捺印後の契約書は社内にてファイリングします。

この業務フローに関しては、他の100人以下の規模感の企業さんも同じようなフローになっているのではないかと思います。

Hubbleを導入する前の業務フローには、様々な課題がありました。

まず対社外の課題としては、先方から契約書の雛形をもらってくる場合に弊社担当者のリテラシーが低いと、差分を見るのに工数がかかる、ということがありました。
さらに、先方担当者と交渉を複数回する中で契約書が何往復もするとコメントが増えたり減ったりするため、なおさら差分がわかりにくかったです。

一方、対社内の課題として、契約書の形式がWord、GSS、PDF、紙媒体、というようにバラバラであることや、ナレッジがたまりにくいこと、法務リスクについて社内に専門知識を十分にもったものがいないために当事者の間でも法務リスクを認識できていないということがありました。
また、これはベンチャー企業にはよくあることだと思いますが、過去の契約書がどこにあるかわからない、検索性に欠ける、ということも課題の1つでした。

このように、Hubbleを導入する前の業務フローは、様々な課題をはらんでいました。

Hubbleを導入するに至った背景として、まず、ノウハウがたまりにくい現状を打破したかったということがあります。

これまでは、SlackやWord、GSSなど様々な場所に情報が分散しており、法務関連のナレッジやノウハウが蓄積しづらかったのですが、Hubbleを導入することで法務業務をHubble内で完結させ、ナレッジを蓄積させることができるのではないかと考えました。

また、現在の法務の商慣行としてWord文化が染み付いていることを実際に法務に関わってみて感じたのですが、HubbleはWord文化との共存を加味したサービス設計になっているので、その点に惹かれました。

加えて、私自身、新しいテクノロジーへの興味がありペーパーレス化を図っていきたいと考えていたこと、さらにプライベートでも非常に仲の良い、HubbleのCEOである早川さんへの期待が大きかったことも導入の決め手の1つになりました。（笑）

現状の運用フローの課題を対社内と対社外で分けた時、対社内の方が解決しやすいのではないかと考えました。
そのため、まずはじめに社内向けにできることから取り組もうと考えています。


Step1：Hubble上で社内での法務相談

社内での法務相談をHubble上で行うようにしました。これは現在進行形で行っています。

Step2：Hubbleをデータベースとして活用

社内での教育研修に関しては、Hubble内に過去の契約書を格納することでデータベースを作り、わからないことができた場合は一旦Hubble内で調べてもらう、ということができればと考えています。

また、Hubble内に契約書を全て格納することができ、データベースとしての機能が備われば、検索性も向上し、契約の期限が切れていないかといったことも即時に確認することができます。

Step3：Hubbleとfreeeの連携

稟議プロセスに関しては、Hubbleをfreeeと連携して使っていきたいと思っています。

結局は契約という合意形成の中で様々な経済活動が生まれるため、契約書から請求書の金額などの様々な取引の条件を読み取ることができるので、その読み取った情報をもとに稟議申請を出したり、請求書を作成できたりしたら嬉しいな、と思っています。

Step4：事業部担当者のリテラシー向上

そもそもHubble上に、様々な契約形態に対応しリスクレベルに応じた契約書の雛形があれば、先方が作成した雛形をもらう時よりも交渉を有利に進めることができるので、Hubble上に雛形を蓄積していきたいと考えています。

Step5：契約締結プロセスのペーパーレス化

現在、先方との締約締結は紙媒体で行っている場合もあるため、Hubbleを使用することで契約作成過程から脱ローカルWordファイル、及びペーパーレス化を図り、契約過程に入った場合は電子契約サービスと連携して、契約締結コストの削減にも努めていきたいと考えています。

Hubbleを導入したことで、契約書作成フローの統一と管理フローの統一の道筋が立ちました。

また、バージョン管理が簡単にできるようになり、デグレードの防止もできるようになりました。

さらに、過去の社内外での交渉ノウハウをHubbleに蓄積することができ、法務に関する社員教育の強化にもつながりました。

Hubbleの導入は、なんと法務以外でもメリットがありました。
Hubbleは契約書レビュー以外でも使うことができます。

弊社は総会や役会運営での議事録、規約の作成といった場面でもHubbleをよく使っていますし、またユーザー規約やサービス約款の作成といった場面でも使っています。
契約書のみならず、法的な文章全般をリバイスするツールとして、Hubbleは非常に良いシステムなのではないかと考えています。

また、今後のHubbleの展開にもよりますが、会社法計算書類や有価証券報告書といった経理面での情報開示資料の作成でもHubbleを活用していきたい、と考えています。

これらの経理面での情報開示は、一旦公開した後にミスが発覚すると修正開示といったかなり面倒な手続きをしなければなりません。
だからこそ、こういったミスできない経理の文書作成の場面においても、きちんとバージョン管理をしてレビュープロセスを作ることが大切で、その過程でHubbleが使えるかなと考えています。


さらに、Hubbleなどの情報技術を活用した法律関連サービスやシステム、いわゆる「リーガルテック」を導入することで、「画期的なことに取り組んでいる」という社内のプレゼンス向上にもつながりました。

実際に、今年の6月に司法試験の合格発表待ちの法科大学院卒業生をインターンで採用したのですが、弊社にジョインしてくれた決め手は「リーガルテックを導入していたから」でした。
（彼女は先日見事司法試験に合格されました！！本当におめでとうございます！）


このように、積極的にリーガルテックを導入することで採用効果もあるのかなと考えています。

なお、上述の元インターン生が株式会社ヒュープロ様にインタビューしていただいた際の記事も上がっておりますので、ぜひこちらもご覧ください！

現在、Loco Partnersでは、上述の「Hubble」や、紙と印鑑なしで手続き（製本・捺印・郵送）が完結する電子契約サービス「CloudSign」を導入しています。

今後はリーガルテックを上手く利用し法務領域のノウハウの蓄積やペーパーレス化を進め、Loco Partnersの法務業務をさらに効率化させていきたいと考えています。

Loco PartnersでのHubble導入の全貌、いかがでしたでしょうか？

Hubbleをはじめとするリーガルテックを導入したことで、Loco Partnersではより効率的に法務業務を行うことができるようになりました。
これからも、Loco Partnersのバックオフィスはさらなる進化を遂げていきます。

 

このような最先端の環境に身を置きたい方、ぜひLoco Partnersで一緒に働きませんか？

Loco Partnersに興味を持ってくださった方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にオフィスへ遊びにきてください！
皆さんとお会いできることを楽しみにしています！